June 20, 2020

Privacy verklaring

Algemene privacyverklaring Chiro Rijmenam

Versie 1.0, laatst gewijzigd op <20/06/2020>

Chiro Rijmenam hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy.

In deze privacyverklaring krijgt u heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Rijmenam houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dat brengt mee dat wij:

• de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.
• de verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn.
• uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden of hun ouders.
• passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben om de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te waarborgen.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze doeleinden (bv. verzekeringen, subsidies).
• op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat we u daarop willen wijzen en dat we die respecteren.

Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen met één van de hoofdleiders of volwassen begeleiders. Hun contactgegevens kan u terugvinden op volgende pagina.

Chiro Rijmenam verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders en/of voogden voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.

DoeleindeRechtsgrond
Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Chiro RijmenamUitvoering overeenkomst
Om u via nieuwsbrieven en uitnodigingen te informeren over onze werkingUitvoering overeenkomst
Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de ledenUitvoering overeenkomst
Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheidWettelijke verplichting

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.

– Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
– Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)
– Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, dieetvereisten etc.
– Kenmerken eigen aan de Chirowerking: AD-nummer, afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep etc.
– Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen etc.

Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder en/of als wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind. 

Uw gegevens worden opgeslagen in een online database die enkel toegankelijk is voor de huidige hoofdleiding en de volwassen begeleiders. Deze online database is maximaal beveiligd en conform de privacy wetgeving. 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Persoonlijke indentiteitsgevens en contactgegevens worden gedeeld met Chiro Vlaanderen voor de verzekering van uw kind. Daarnaast kan een lokale overheid gegevens opvragen binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement. De gegevens van uw kind zal nooit verstrekt worden aan een derde partij zonder gegronde reden.

Bewaartermijn

Chiro Rijmenam bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze ons bezorgd zijn of dan wettelijk vereist is. Wanneer uw kind niet langer is ingeschreven bij Chiro Rijmenam zal zijn/haar gegevens verwijderd worden uit onze database. Dit wordt elk jaar strikt opgevolgd.

Beveiliging van de gegevens

We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

– Voor de ledenadministratie stelt Chirojeugd Vlaanderen een online Groepsadministratieportaal ter beschikking. Toegang tot dat portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo’n login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.
– Iedereen die namens Chiro Rijmenam aan de ledenadministratie kan, houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingsploeg.
– Gegevens die op papier bijgehouden worden, houden we bij in een aparte map waar enkel de bevoegde leiding toegang toe heeft.
– Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat altijd op zo’n manier dat enkel bevoegde personen er toegang toe kunnen krijgen.

Uw rechten op het vlak van uw persoonsgegevens

U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die we van u of uw kind ontvangen hebben. Correcties of verwijderingen die wij uitvoeren, worden automatisch doorgegeven aan Chirojeugd Vlaanderen en omgekeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met ons of met het aanspreekpunt Privacy van Chirojeugd Vlaanderen.

U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Privacycommissie. Dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

Wij, Chiro Rijmenam, hebben het recht dit privacybeleid aan te passen, bijvoorbeeld in het kader van veranderingen aan onze diensten en Europese en Belgische wetgevingen. Bij belangrijke wijzigingen in het privacybeleid of in de manier waarop wij jouw persoonsgegevens gebruiken, zullen wij je op de hoogte brengen door een bericht te plaatsen op onze website over de wijzigingen voordat zij van kracht worden of je een kennisgeving sturen via email.